Por medio del cual se expide la política de tratamiento de datos
EL CONSEJO SUPERIOR DE LA UNIVERSIDAD DE IBAGUÉ En uso de sus facultades legales y estatutarias y,
Considerando
Considerando
Que de conformidad con lo establecido en el artículo 69 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 30 de 1992, la Universidad de Ibagué, como institución privada de educación superior sin ánimo de lucro, goza de autonomía para darse su propios estatutos y normatividad institucional, conforme a las normas civiles y comerciales.
Que el artículo 15 de la Constitución Política consagra la protección de los datos personales, como el derecho fundamental que tienen todas las personas a conservar su intimidad personal y familiar, al buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas.
Que la ley estatutaria 1581 de 2012, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, estableciendo la necesidad de garantizar de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas data, así como la incorporación de deberes especiales a los responsables encargados del tratamiento de datos personales, y la adopción de manuales internos de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de las normas que rigen la materia, así como la atención de consultas y reclamos.
Que para el cumplimiento de lo anterior y con el propósito de garantizar la seguridad de la información que de datos personales ha obtenido, obtiene y conserva la Universidad en bases de datos manuales o automatizadas, se hace necesario que el Consejo Superior en cumplimiento de su función de definir los sistemas de control que estime oportunos, así como establecer los mecanismos que soporten el correcto desarrollo de los propósitos institucionales, adopte una política para el tratamiento de datos personales.
Que en mérito de lo expuesto:
Acuerda
Artículo primero: Expedir la política de tratamiento de datos personales, contenida en el siguiente texto:
Artículo primero: Expedir la política de tratamiento de datos personales, contenida en el siguiente texto:
Política de tratamiento de datos personales
I. Finalidad
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la Universidad de Ibagué, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, adopta la presente política de tratamiento de datos con el fin de garantizar la protección del derecho que tienen todas las personas, que de una u otra forma se relacionan académica o administrativamente con la Universidad de Ibagué, de conocer, actualizar, rectificar, autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimir las informaciones que existan o se recojan sobre ellas, en bases de datos o archivos, garantizando los derechos, libertades y garantías constitucionales.
La Universidad recolecta, almacena, trata y procesa información que ha sido suministrada por sus titulares a través de sus distintos canales y documentos, la cual es incorporada en las bases de datos o repositorios electrónicos con los que cuenta la Universidad de manera directa o a través de terceros, con el fin de utilizarla en el desarrollo de su objeto fundacional como institución de educación superior, y principalmente para:
a) Dar cumplimiento a las funciones y obligaciones que le atañen como institución de educación superior, las cuales se encuentran definidas por la Constitución Política, la Ley 30 de 1992, Ley 115 de 1994 y demás normas complementarias.
b) Contribuir a la formación de capital social y cultural, mediante el desarrollo de programas universitarios de pregrado, posgrado y educación continuada, ciencias, tecnología, artes y humanidades, que articulen las funciones de docencia, investigación y proyección social.
c) Establecer comunicación con la comunidad en general en aras de dar a conocer y brindar una correcta prestación de nuestros servicios, y demás actividades relacionadas con la actividad académica;
d) Dar cumplimiento a obligaciones derivadas del contrato educativo, laboral o de prestación de servicios, suscritos con nuestros estudiantes, ex alumnos, egresados, docentes, empleados, ex empleados, contratistas, clientes o proveedores.
La Universidad recolecta, almacena, trata y procesa información que ha sido suministrada por sus titulares a través de sus distintos canales y documentos, la cual es incorporada en las bases de datos o repositorios electrónicos con los que cuenta la Universidad de manera directa o a través de terceros, con el fin de utilizarla en el desarrollo de su objeto fundacional como institución de educación superior, y principalmente para:
a) Dar cumplimiento a las funciones y obligaciones que le atañen como institución de educación superior, las cuales se encuentran definidas por la Constitución Política, la Ley 30 de 1992, Ley 115 de 1994 y demás normas complementarias.
b) Contribuir a la formación de capital social y cultural, mediante el desarrollo de programas universitarios de pregrado, posgrado y educación continuada, ciencias, tecnología, artes y humanidades, que articulen las funciones de docencia, investigación y proyección social.
c) Establecer comunicación con la comunidad en general en aras de dar a conocer y brindar una correcta prestación de nuestros servicios, y demás actividades relacionadas con la actividad académica;
d) Dar cumplimiento a obligaciones derivadas del contrato educativo, laboral o de prestación de servicios, suscritos con nuestros estudiantes, ex alumnos, egresados, docentes, empleados, ex empleados, contratistas, clientes o proveedores.
II. Identificación del Responsable de tratamiento de datos
III. Marco legal
IV. Ámbito de aplicación
V. Definiciones
VI. Principios
VII. Derechos del titular de la información
VIII. Deberes de la universidad como responsable del tratamiento de datos personales
IX. Autorización y consentimiento del titular
X. Revocatoria de la autorización.
XI. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad
El tratamiento de la información personal que le sea suministrada a la Universidad o ésta recolecte directa o a través de terceros autorizados, será utilizada en el desarrollo de las funciones y actividades propias de su objeto misional en su condición de Institución Superior.
Así como para el estudio, análisis y eventual otorgamiento de un crédito o suscripción de alianzas, contratos o convenios, así como para proveer nuestros servicios y dar cumplimiento a obligaciones contraídas para con nuestros estudiantes y funcionarios.
Así como para el estudio, análisis y eventual otorgamiento de un crédito o suscripción de alianzas, contratos o convenios, así como para proveer nuestros servicios y dar cumplimiento a obligaciones contraídas para con nuestros estudiantes y funcionarios.
Todos los datos personales se encuentran o serán incorporados en sistemas de información seguros tanto en medios físicos como lógicos.
La Universidad adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Las personas que al interior de la Universidad de Ibagué intervienen en el tratamiento de los datos contemplan dentro de sus contratos una cláusula de confidencialidad y reserva de la información, incluso hasta después de finalizada su vinculación con la Universidad, y solo pueden comunicar o suministrar los datos cuando ello comprenda el desarrollo de actividades autorizadas en la ley vigente y en los términos de la misma sobre habeas data.
Mientras se tenga un deber legal o contractual para con la Universidad de Ibagué como en el caso de solicitud de financiación o crédito, la información personal suministrada, permanecerá en la base de datos implementada para el efecto y no podrá ser suprimida ni revocada la autorización conforme la ley, hasta el mismo tiempo que las normas sobre gestión documental de documentos contables vigentes, establezcan para la guarda de los mismos.
a. Datos con fines crediticios:
El tratamiento de la información para efectos crediticios es para los siguientes fines específicos:
1) Utilizarlos como medio de contacto para actualización y verificación de los mismos;
2) Envío de correspondencia relacionada con los procesos de aprobación y gestión de cobro concernientes a la financiación u obligaciones financieras adquiridas con la Universidad;
3) Envío de información respecto a servicios ofertados por la Universidad y aplicación de encuestas de evaluación, mejora o implementación de servicios que agilicen los procesos crediticios;
4) Utilizarlos para análisis y estadísticas e información comercial;
5) Para consulta, reporte, procesamiento y divulgación a cualquier entidad que maneja base de datos con fines financieros así como el surgimiento, modificación, incumplimiento y extinción de las obligaciones contraídas con anterioridad o posterioridad al contrato suscrito con la Universidad, en especial, la existencia de deudas vencidas sin cancelar o la utilización indebida de servicios financieros y en general el comportamiento como deudor;
6) Para solicitar información sobre las relaciones comerciales del deudor en cualquier entidad financiera.
Los datos que se recopilan para efectos crediticios, son los siguientes: nombres, apellidos, número de documento de identidad, dirección de residencia, dirección de oficina, teléfono de contacto, correo electrónico, autorización de envío de información, de consulta y reporte a centrales de riesgo, del deudor principal y sus dos deudores solidarios; igualmente el nombre, apellidos, número de documento de identidad, dirección de residencia, dirección de oficina, teléfono de contacto, correo electrónico de la persona que referencia personal del deudor principal, si trabaja o no y el nombre de la empresa.
1) Utilizarlos como medio de contacto para actualización y verificación de los mismos;
2) Envío de correspondencia relacionada con los procesos de aprobación y gestión de cobro concernientes a la financiación u obligaciones financieras adquiridas con la Universidad;
3) Envío de información respecto a servicios ofertados por la Universidad y aplicación de encuestas de evaluación, mejora o implementación de servicios que agilicen los procesos crediticios;
4) Utilizarlos para análisis y estadísticas e información comercial;
5) Para consulta, reporte, procesamiento y divulgación a cualquier entidad que maneja base de datos con fines financieros así como el surgimiento, modificación, incumplimiento y extinción de las obligaciones contraídas con anterioridad o posterioridad al contrato suscrito con la Universidad, en especial, la existencia de deudas vencidas sin cancelar o la utilización indebida de servicios financieros y en general el comportamiento como deudor;
6) Para solicitar información sobre las relaciones comerciales del deudor en cualquier entidad financiera.
Los datos que se recopilan para efectos crediticios, son los siguientes: nombres, apellidos, número de documento de identidad, dirección de residencia, dirección de oficina, teléfono de contacto, correo electrónico, autorización de envío de información, de consulta y reporte a centrales de riesgo, del deudor principal y sus dos deudores solidarios; igualmente el nombre, apellidos, número de documento de identidad, dirección de residencia, dirección de oficina, teléfono de contacto, correo electrónico de la persona que referencia personal del deudor principal, si trabaja o no y el nombre de la empresa.
b. Datos de los empleados o trabajadores:
c. Datos de los aspirantes o estudiantes de la Universidad:
d. Datos de los estudiantes graduados:
e. Datos de los contratistas:
f. Datos de los usuarios de Consultorio Jurídico:
g. Datos de los usuarios de Consultorio de Psicología:
h. Otros datos:
XII. Procedimientos
Consultas
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de la Universidad. La Universidad suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, la Universidad informará al interesado, le expresará los motivos de la demora y le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La respuesta que entregue la Universidad a una solicitud será de fondo, completa y oportuna.
La consulta se podrá formular de acuerdo a los medios previstos en el numeral XIII de esta política.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, la Universidad informará al interesado, le expresará los motivos de la demora y le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La respuesta que entregue la Universidad a una solicitud será de fondo, completa y oportuna.
La consulta se podrá formular de acuerdo a los medios previstos en el numeral XIII de esta política.
Reclamos
XIII. Medios de recepción de consultas y reclamos
XIV. Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
XV. Transferencia Internacional de Datos Personales
XVI. Transmisión de Datos Personales
XVII. Medidas de Seguridad
Artículo segundo: La política para la protección de datos personales, que se adopta por el presente acuerdo aplica al tratamiento de datos personales realizado por la Universidad de Ibagué.
Artículo tercero: La política para la protección de datos personales, que se adopta por el presente acuerdo, rige a partir de su expedición y deroga todas las disposiciones institucionales que le sean contrarias. Artículo cuarto: Ordenar la publicación de esta política de tratamiento de datos en la página web de la Universidad para conocimiento de toda la comunidad universitaria.
Artículo quinto: Ordenar que el presente Acuerdo esté disponible físicamente en la Secretaría General de la Universidad para su consulta. Dado en Ibagué, a los 20 días del mes de Septiembre de 2018.
Artículo tercero: La política para la protección de datos personales, que se adopta por el presente acuerdo, rige a partir de su expedición y deroga todas las disposiciones institucionales que le sean contrarias. Artículo cuarto: Ordenar la publicación de esta política de tratamiento de datos en la página web de la Universidad para conocimiento de toda la comunidad universitaria.
Artículo quinto: Ordenar que el presente Acuerdo esté disponible físicamente en la Secretaría General de la Universidad para su consulta. Dado en Ibagué, a los 20 días del mes de Septiembre de 2018.
Dado en Ibagué, a los 20 días del mes de Septiembre de 2018.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
|
Luis Enrique Orozco Silva
Presidente |
Inés Yohanna Pinzón Marín
Secretaria |
Enlaces rápidos
Notificaciones judiciales:
secretariageneral@unibague.edu.co
Validación de títulos y certificados académicos
admisionesyregistro@unibague.edu.co
Universidad de Ibagué
Carrera 22 - Calle 67
Barrio Ambalá
NIT: 890704382-1
Resolución 1867 de febrero 27 de 1981
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Ibagué, Tolima - Colombia
Recepción correspondencia virtual:
ventanilla@unibague.edu.co
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